Das Jahr 2022 steht vor der Tür: Neben der aktuellen Corona-Krise sind zusätzlich neue Gesetze Auslöser für eine zunehmende Digitalisierung im Behördenbereich. Bund, Länder und Kommunen sind durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) dazu verpflichtet Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 auch online anzubieten – in Deutschland sind das etwa 600 Verwaltungsdienste. Schon seit dem 1. Januar 2021 gibt es die Möglichkeit viele Verwaltungsangelegenheiten online auszuführen. Dazu zählt z.B. das Auto online zuzulassen, die Steuererklärung per Mausklick einzureichen oder sich im Internet zu authentifizieren.
Eine Nachfrage ist definitiv gegeben: Von rund 41 Millionen steuerpflichtigen Personen in Deutschland gaben 2020 rund 28,2 Millionen Personen ihre Einkommenssteuererklärung elektronisch ab. Die Zahlen sprechen für sich und zeigen den Bedarf nach digitalen Möglichkeiten in unserer Gesellschaft.
Onlinezugangsgesetz und E-Government-Gesetz gehen Hand in Hand
Mit Einführung des E-Government-Gesetzes sind Behörden und Ämter dazu verpflichtet einen elektronischen Zugang für Verwaltungsdienstleistungen zu ermöglichen. Damit soll die Öffentliche Verwaltung auf lange Sicht sämtliche Bereiche in die Digitalisierung einschließen.
Strategien im Bereich Digitalisierung sollen bis 2025 in Ämtern und Behörden größtenteils abgeschlossen sein. Der Onlinezugang wird damit die erste Anlaufstelle bei Verwaltungsangelegenheiten. Nicht nur Bürgerinnen und Bürger können diese digitalen Anwendungen in ihrem Alltag nutzen, auch Unternehmen erfüllen Themen der Verwaltung künftig online.
Das Gesetz schließt ebenfalls die Nutzung einer digitalen Ablage, der sogenannten E-Akte mit ein, denn wer kennt es nicht? Ganze Räume sind teilweise bis unter die Decke mit Papierakten gefüllt. In vollen Archiven fehlt häufig die Übersicht, es entsteht Chaos und das Wiederfinden bestimmter Unterlagen wird zum Stressfaktor.
Mit der E-Akte werden alle Dokumente und Daten ausschließlich digital verwaltet – sie ist damit ein zentraler Sammelort für alle Verwaltungsunterlagen. Die Dokumententypen reichen von Textdokumenten über E-Mails und Excel-Tabellen bis hin zu Scans.
Das vereinfacht nicht nur das Arbeiten in den öffentlichen Ämtern, sondern auch im Homeoffice. Zuletzt waren ortsunabhängige Arbeitsplätze durch die Homeoffice-Pflicht immer wichtiger. Durch die digitale Ablage haben Sachbearbeiter die Möglichkeit von zu Hause aus Zugriff auf alle Unterlagen zu bekommen. Denn spätestens seit der Corona-Krise ist klar, dass ein kontinuierlicher Zugang zu relevanten Daten zu jederzeit möglich sein sollte.
Digitale Verwaltung so aktuell wie nie
Die Öffentliche Verwaltung befindet sich im digitalen Wandel und damit auf dem Weg in eine moderne Kommune. Das Thema Digitalisierung ist demzufolge in Behörden so aktuelle wie nie – angestoßen durch die Corona-Pandemie sind Begriffe wie New Work, Hybridsitzung, digitale Schule, E-Health und Smart City längst alltagstauglich geworden. Schlagartig entstehen neue Möglichkeiten, die den Alltag der Beschäftigten in Ämtern und Behörden vereinfachen.
Auf der Seite der Öffentlichen Verwaltung ist das vor allem eine hohe Kostenersparnis. Eine Evaluierungsstudie aus dem Jahr 2019 ergab, dass durch die Digitalisierung der TOP-60-Verwaltungsleistungenn knapp 33 Prozent der bisherigen Kosten eingespart werden können. Deutschlandweit ist das eine jährliche Summe von knapp 3 Milliarden Euro.
Ziele einer digitalen Verwaltung Ziele einer digitalen Verwaltung sind die Arbeitsplätze in Ämtern und Behörden zu modernisieren und zugleich die Verlässlichkeit der Verwaltung zu stärken. Die Digitalisierung vereinfacht Prozesse sowie Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Kommunikation, Informationsaustausch, Serviceleistungen und allgemeinen Verwaltungsbereichen. Damit wird ein vernetztes, behördenübergreifendes Arbeiten verschiedener Fachreferate möglich.
Themen der Verwaltung werden dadurch für alle Beteiligten transparenter und flexibler. Nicht nur der Einsatz moderner Technologien, wie Kommunikationstools für einen Online-Austausch und eine passende Software für das Managen von Aufgaben und Projekten, wird immer wichtiger, auch ein neues Mindset sowie ein moderner Führungsstil sind gefragt.
Hürden einer digitalen Verwaltung
Trotz der bereits umgesetzten digitalen Strategien ist Deutschland im EU-weiten Vergleich immer noch auf den hinteren Plätzen. Schwierigkeiten birgt vor allem der komplizierte Datenschutz, die fehlenden Investitionsmittel und der Mangel an kompetenten Fachkräften, die ein professionelles Projektmanagement zum Umsetzen der Digitalisierungsprojekte einsetzen.
Ein sehr häufiges Problem ist außerdem die veraltete Behörden-Software für Fachanwendungen. Diese Programme sind gesondert für Behörden entwickelt worden, um Vorgänge in der Verwaltung zu digitalisieren. Für ein modernes Vernetzen sind diese Anwendungen nicht mehr zeitgemäß und müssten von Grund auf erneuert werden.
Zudem sehen sich viele Verwaltungen den gleichen Herausforderungen gegenübergestellt wie Unternehmen: Wie organisiere ich effizient und übersichtlich Aufgaben, Prozesse und Projekte? Wie stelle ich eine zielgerichtete Kommunikation zwischen den Abteilungen her? Kann ich ein Excel-Chaos und ständige Informationssuche verhindern?
Digitalisierung der Verwaltung – welche Tools sind geeignet?
Der Schritt zu den digitalen Behörden verläuft nicht über Nacht. Es gibt entscheidende Voraussetzungen sowie Digitalisierungsstrategien, die einen Weg in die digitale Welt ermöglichen. Projektmanagement ist essentiell: Für ein digitales Behördenteam in der Öffentliche Verwaltung gehört – neben den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, einer soliden Technik und passende Tools zur Kommunikation – auch geeignete Projektmanagement-Tools. Sie unterstützen im digitalen Behördenalltag – sowohl im Büro, als auch aus dem Homeoffice oder bei der ortsunabhängigen Arbeit (sog. Remote Work).
Mit dem Einsatz einer Software wird jedem Teammitglied der Zugriff auf aktuelle Daten aus Aufgaben oder Projekten ermöglicht. Mit zugewiesenen Aufgaben, klarem Projektüberblick und festgelegten Deadlines können mit den richtigen Programmen Informationen zentral gesammelt und für alle Beteiligten, auch Behörden-übergreifend in weiteren Abteilungen, verfügbar gemacht werden. Die zielorientierte Struktur fördert dabei die Motivation und verbessert zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit.
Fazit: Digitalisierung als Chance für Ämter und Behörden
Ausgelöst durch die Corona-Krise wird die Digitalisierung in Öffentlichen Verwaltungen immer weiter vorangetrieben. Dazu verpflichten neue Gesetze wie OZG und EgovG zu einer schnellen Umsetzung in Ämtern und Behörden – hilfreich sind passende Digitalisierungsstrategien, die online Angebote auch in Zukunft weiter ausbauen. Chancen der Digitalisierung in der Verwaltung sind moderne Arbeitsplätze, vereinfachte Prozesse sowie einfachere Arbeitsabläufe und ein behördenübergreifendes Arbeiten über unterschiedliche Abteilungen hinweg.
Doch ein digitaler Staat ist mehr als die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Wichtig ist eine ganzheitliche Transformation, die auch in den Köpfen der Menschen stattfindet. Voraussetzung sind ein digitales Mindset, technische Affinität und eine flexible Arbeitsweise. Der Erfolg einer digitalen Verwaltung wird unter anderem daran gemessen, inwieweit die Angebote auch in Anspruch genommen werden. Nur durch eine ausreichende Nutzung und Akzeptanz kann letztlich von einer erfolgreichen Digitalisierung die Rede sein.
