Personalmanagement-Software für KMUs: Welche Funktionen sind für kleinere Unternehmen besonders wichtig?

Zunächst muss die Software klassische Aufgaben von Personalern vollständig abdecken und diese weitestgehend automatisieren. Dazu braucht es folgende Funktionen: 

• Mitarbeiterverwaltung: Eine zentrale Datenbank, die alle relevanten Informationen zu Mitarbeitern enthält – von persönlichen Daten über Vertragsdetails bis hin zu Qualifikationen und Abwesenheiten. Die Software sollte diese Daten übersichtlich darstellen und leicht zugänglich machen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Entgeltabrechnung ist eine der zeitintensivsten, aber auch wichtigsten Aufgaben im HR. Eine Software automatisiert diese Prozesse. Gehaltsabrechnungen sollten dann nicht mehr als ein paar Klicks brauchen. Ein besonderes Augenmerk gilt den arbeitsrechtlichen Vorgaben. Diese müssen stets aktuell und nahtlos in den entsprechenden Funktionen integriert sein.
• Zeit- und Anwesenheitserfassung: Ein integriertes System zur Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten erleichtert die Verwaltung von Schichtplänen, Urlaubsanträgen und Krankmeldungen. Besonders praktisch sind Lösungen, mit denen Mitarbeiter ihre Zeiten selbstständig über eine App oder ein Desktop-Portal erfassen können.
• Dokumentenmanagement: Von Arbeitsverträgen bis zu Zertifikaten – ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte standardmäßig vorhanden sein. Es erleichtert die Organisation, spart sowohl physischen als auch digitalen Platz und stellt sicher, dass alle Dokumente sicher gespeichert und jederzeit abrufbar sind.

Diese Prozesse sind bei einer guten HR-Software bereits die halbe Miete. Für wiederkehrende und langwierige Abläufe geht damit nur noch ein Bruchteil der Zeit verloren.

Planbares Wachstum ist einer der kritischsten Punkte für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Dafür muss auch die Software vorbereitet sein.

Das bedeutet: Der Funktionsumfang der Lösung muss sich so dynamisch wie möglich an neue Anforderungen anpassen lassen, während das Unternehmen wächst.

Modular buchbare Softwares sind diesbezüglich klar im Vorteil. Dabei bucht der Kunde einzeln genau die Funktionen, die er benötigt anstatt die Katze im Sack zu kaufen. Zusätzliche Module lassen sich dann jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt zur Personalmanagement Software hinzufügen (Beispiel: factorialhr.de).

Im Gegensatz zu kleineren Unternehmen ist der Recruiting-Prozess bei KMUs weitgehend rationalisiert. Wer sich dabei nicht ausschließlich auf Headhunter Agenturen verlassen will, muss sich bei der Personalbeschaffung auf eine gute digitale Plattform verlassen können.

Der Bewerbungsprozess läuft heutzutage weitgehend über digitale Plattformen ab. Anbindungen zu gängigen Portalen (LinkedIn, Xing, Indeed, etc.) sind daher ein Muss. Zudem braucht es ein Multiposting-Feature - so lassen sich Stellenanzeigen per Knopfdruck auf allen Portalen gleichzeitig veröffentlichen.

Bei mittelgroßen Unternehmen macht es keinen Sinn mehr, jede einzelne Bewerbung händisch zu überprüfen. Um schnell und einfach eine engere Auswahl an Kandidaten anzulegen, braucht es ein automatisiertes System, auch ATS (Applicant Tracking System) genannt. Dieses filtert eingegangene Bewerbungsunterlagen nach Keywords und Phrasen, um die besten Bewerber ohne menschliches Zutun zu identifizieren.

Einzelne Emails an hunderte Bewerber zu schreiben kostet dutzende Stunden. Gute HR-Softwares bieten deswegen standardisierte Vorlagen für Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Dankesnachrichten oder Absagen. Selbstvertändlich lassen sich diese Templates an das Corporate Image anpassen. Das erzeugt einen professionellen Eindruck, garantiert schnelle Reaktionszeiten und spart Unmengen an Zeit.

Sobald die Bewerberdaten im System gespeichert sind, ist das Unternehmen für deren ordnungsgemäße Handhabung verantwortlich. Hier ist besonders bei SaaS-Produkten, die in der Cloud arbeiten, Aufmerksamkeit gefragt. Die Einhaltung grundlegender Standards wie der DSGVO sowie transparente Serverstandorte sind Pflicht.

Keine Software ist ein Alleskönner. Für abteilungsübergreifende Aufgaben braucht es daher Anbindungen an externe Systeme. Nur so ist ein nahtloser Workflow im gesamten Unternehmen möglich, ohne dass analoge Zwischenschritte notwendig werden. Eine gute HR-Software sollte daher mindestens über folgende Schnittstellen verfügen:

• FiBu: HR und Buchhaltung gehen Hand in Hand, wenn es um die Gehaltsabrechnungen geht. Es muss daher eine Möglichkeit geben, Gehaltsdaten schnell und einfach zu exportieren, um sie an die interne Buchhaltung und/oder den Steuerberater weiterzugeben. DATEV gilt als Branchenstandard und ist bei den meisten HR Softwares vorhanden. Andere gute Systeme für die Buchhaltung sind Lexware oder Sage.
• Zeiterfassungssysteme: Das deutsche Arbeitsrecht verpflichtet zur Arbeitszeiterfassung. Für größere Unternehmen und KMUs bieten sich dafür physische Clock-In-Terminals oder digitale Lösungen wie Clockodo oder TimeTac an. Je nachdem, für welche Lösung sich das Unternehmen entscheidet, ist eine entsprechende Anbindung an das System von Vorteil.
• ERP- und CRM-Systeme: Viele KMUs setzen bereits auf Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Eine Anbindung an diese Systeme ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung, bei der Mitarbeiterdaten in Projekten, Kundenkontakten oder Aufgaben nahtlos eingebunden werden.

Grundsätzlich sind Schnittstellen eine komplexe Angelegenheit. Denn jedes Unternehmen hat sein eigenes Ökosystem mit unterschiedlichen Anwendungen. Hochwertige Anbieter von HR-Software sind daher oft zu Sonderwünschen bereit und programmieren auf Anfrage entsprechende Schnittstellen ein.

Eine passende Personalmanagement-Software kann für KMUs den entscheidenden Unterschied machen, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten, Ressourcen zu schonen und den administrativen Aufwand zu minimieren. Dabei kommt es vor allem auf eine ausgewogene Balance zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit an.