Die richtige Arbeitszeiterfassung spielt in fast allen Unternehmen eine bedeutende Rolle. Nur so lässt sich oft feststellen, ob sich Mitarbeiter an die vereinbarten Zeiten halten, auch was die Pausen betrifft. Was hingegen die Art der Zeiterfassung betrifft, existieren viele unterschiedliche Meinungen und Vorstellungen. Oftmals werden noch die ursprünglichen Stundenzettel ausgefüllt, in anderen Unternehmen gibt es sogenannte Stechuhren. Welche Variante der Zeiterfassung heute am sinnvollsten ist und weshalb es sich dabei lohnt, auf digitale Lösungen zu setzen, wird im folgenden Text erläutert.
Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?
Anders als beim Ausfüllen eines Stundenzettels, welcher durch die Buchhaltung danach meist noch überprüft werden muss, lässt sich digitale Zeiterfassung oft mit einem oder mehreren Klicks bewältigen. Die Zeiten werden dabei direkt am Handy, Tablet oder Computer erfasst. Das geschieht entweder direkt beim Kommen und Gehen oder wird im Nachhinein von den Beschäftigten manuell eingetragen. Vorlagen, die sich für die Umstellung von einer Stundenerfassung in Papierform zur digitalen Lösung eignen, sind auf papershift.com/lexikon/stundenzettel zu finden.
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung
Besonders wenn man die oben beschriebenen Vorgänge mit dem aufwändigen Prozess des Stundenzettels vergleicht, wird ein großer Vorteil direkt ersichtlich: Die digitale Erfassung spart Arbeitszeit und Ressourcen. Weitere wichtige Punkte, die das System attraktiv machen, sind:
- Unleserlichkeit wird vermieden: Stundenzettel werden per Hand von Mitarbeitern ausgefüllt. Leider hat nicht jeder eine ordentliche Handschrift und besonders im stressigen Arbeitsalltag lässt diese oft zu wünschen übrig. Die Folge: Angaben auf dem Stundenzettel können nicht oder nicht richtig ausgewertet werden, da sie schlichtweg nicht lesbar sind.
- Informationen auf einen Blick: Während die Buchhandlung sich um das Einsammeln der Stundenzettel kümmern muss, liegen alle Angaben bei der digitalen Erfassung bereits am richtigen Ort. Die Daten werden zentral gesammelt und können problemlos den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden.
- Manuelle Übertragung fällt weg: Die Arbeitszeiten laufen automatisiert ins System und müssen nicht mehr von einem Mitarbeiter der Buchhaltung übertragen werden. Dadurch fallen Arbeitsschritte weg und mehr Raum für andere Aufgaben entsteht. Meist muss nur noch ein Download erfolgen, um die erfassten Zeiten als Excel-Datei herunterzuladen und an den Steuerberater zu schicken.
Wie führt man die digitale Zeiterfassung ein?
Ganz wichtig bei der Einführung des neuen Systems ist es, von Anfang an auf Transparenz zu setzen und den Mitarbeitern alles genau zu erklären. Besonders ältere Angestellte, die lange Zeit mit einem bestimmten Zeiterfassungssystem gearbeitet haben, sind Neuerungen gegenüber oftmals nicht aufgeschlossen. Schnell kann die Vermutung entstehen, dass ein Arbeitgeber die Überwachung seiner Mitarbeiter durch technische Hilfsmittel anstrebt. Diesen Vorwurf gilt es durch Aufklärung aus der Welt zu schaffen.
Vorteile vermitteln
So wie jeder Unternehmer sich erst von den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung überzeugen muss, gilt das auch für die Angestellten. Die Informationen aus diesem Artikel können dabei eine wichtige Hilfe sein. Beschäftigte sollten verstehen, dass sie durch die Einführung der digitalen Zeiterfassung in Zukunft mehr Zeit für andere Aufgaben gewinnen, die am Tag geschafft werden müssen.
Außerdem besteht für sie die Sicherheit, dass es bei der Übertragung in der Excel-Tabelle nicht zu Fehlern kommen kann, da alles automatisch erfolgt. Ein weiterer wichtiger Vorteil für Mitarbeiter: Anstatt sich selbst Zeiten immer haargenau merken und aufschreiben zu müssen, können sie nun alles in einer App auf dem Smartphone oder Rechner selbst abrufen und haben so immer die Kontrolle über Überstunden und Pausenzeiten.
Fazit - deswegen lohnt sich die digitale Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist und bleibt wichtig in allen Unternehmen. Um sie noch einfacher und zeitsparender zu gestalten, lohnt sich das Einführen eines digitalen Systems. Dadurch werden viele Arbeitsschritte automatisch durchgeführt und die Angestellten können sich wieder mehr dem Kerngeschäft der Firma widmen. Bei der Einführung eines neuen Systems müssen Unternehmer ihre Angestellten informieren und die Vorteile kommunizieren. Dadurch fühlen sich auch ältere oder langjährig Angestellte abgeholt und werden seltener in Widerstand gehen.
